CONTROL

Nuestra estructura organizacional está fundamentada en la confianza y la relación familiar que tenemos, y de la mano con nuestra administradora en representación del gerente, hemos tenido un eficiente funcionamiento que nos lleva a la excelencia llevando y cumpliendo a cabalidad nuestros objetivos.

IMPORTANCIA DEL CONTROL

CREAR UNA MEJOR CALIDAD

Por ahora nos estamos capacitando de acuerdo a la vanguardia de las nuevas tecnologías o técnicas que se aplican a los productos vidrieros.

ENFRENTAR EL CAMBIO

Somos conscientes que aunque utilicemos técnicas que para nosotros son avanzadas, siempre hay cambios y modificaciones de dichas técnicas.

PRODUCIR CICLOS MAS RÁPIDOS

Con la elaboración de productos artesanalmente se emplean más tiempo; pero si utilizamos los mismos productos con técnicas más sofisticadas, podemos optimizar tiempos y además podemos producir un producto de alta calidad.

AGREGAR VALOR

Con este demostramos a través de la calidad de nuestros productos el valor agregado de un producto bien hecho y de alta calidad. Que tenemos las mejores referencias de nuestros clientes incluso de colegas del mercado vidriero.

FASCILITAR LA DELEGACIÓN Y EL TRABAJO EN EQUIPO

Aquí se ve muestra rasgadamente, pues contamos que un gerente que delega totalmente las decisiones a la administradora.
En caso de faltar alguna persona en la vidriería nuestras capacidades son polifuncionales las cuales permiten cubrir los puestos de los compañeros que lleguen a faltar.

Para que la vidriería y marquetería mundial pueda ser efectiva hay que tener unos requisitos y unas características como lo son.

ENFOQUE DE CONTROL

CONTROL DEL MERCADO:

• Publicidad a través de volanteo a la ciudad informando nuestros productos y nuestra ubicación.
• Manejar unos estándares de alta calidad en nuestros productos.
• Hacer un estudio de mercado identificando nuestra competencia.

CONTROL DEL CLAN:

• Nuestros valores como “familia mundial” más significativos son la responsabilidad, cumplimiento, respeto y honestidad.
• Manejamos un conducto regular, que cualquier evento que se presente siempre se le debe manifestar a la administradora, para que ella le comunique al gerente.

CONTROL BUROCRÁTICO:

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• Este se lleva a través de la administradora, quien es la toma las decisiones de la vidriería.
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• Tenemos políticas y un reglamente interno.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DEL  CONTROL

• Semestralmente se miden los resultados alcanzados y los comparamos con los planes inicialmente planteados.
• Verificamos la producción con el rendimiento del desempeño de los trabajadores.
• Identificar si los procesos utilizados están dando la productividad deseada.
• Si se encuentran falencias en el proceso de producción se identifica el punto de quiebre y se toman las medidas pertinentes.

• Se elabora un informe detallado donde se compare el proceso actual y el rendimiento que puede generar el nuevo proceso.Sugerir a los empleados nuevos procesos que permitan aumentar la producción y el rendimiento.
• Comunicar a los empleados el nuevo proceso que hemos de seguir.
• Implementar el nuevo proceso de producción.

CONDICIONES PARA EL CONTROL

PROPÓSITO Y NATURALEZA:

+ Tenemos unos objetivos claros y precisos
+ Prestar un servicio con eficiencia
+ Brindar unos productos de calidad para así garantizar que nuestros clientes vuelvan y nos recomienden.


ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y PLANES:


+ Tenemos planeado instalar una nueva sucursal para satisfacer las necesidades de nuestros clientes que viven al sur (Floridablanca).
+ Hemos repartido publicidad (volantes publicitarios) donde damos a conocer a las personas (nuestros futuros clientes) nuestros productos, nuestra dirección y como adquirir nuestros servicios.


PROCEDENCIA:

+ Unas de las medidas claras que tenemos es la optimización de los recursos con los que contamos.


+ Implementar las estrategias que hemos propuestas para cumplir nuestros objetivos.



INSTRUMENTOS PARA EFECTUAR EL CONTROL

• Informes:

La secretaria administrativa y la secretaria de mercadeo presentan un informe mensual donde se plasman todos los movimientos de la vidriería tanto administrativamente como del mercado (compra y venta) de los servicios y productos a la administradora.

• Auditoria:

La administradora revisa el informe y toma las decisiones correspondientes a los casos.

• Estudios de tiempos y movimientos:

La administradora hace un estudio de la producción y de los ayudantes, para así ver cuanto a tiempo se tarda en la ejecución de su función.

TIPO DE CONTROL EN VIDRIERÍA Y MARQUETERÍA MUNDIAL

En nuestra empresa tenemos un tipo de control PRELIMINAR, porque los esfuerzos de la gerencia y la administración para mejorar positivamente los resultados, concuerden favorablemente con los resultados planificados y planteados en la misión y los objetivos.

RUTA CRÍTICA

• Se toma el pedido del cliente tomando apuntes de todos sus requerimientos.
• 
  
• Se miran las medidas y el material que se requiere para el pedido del cliente.
• 
  
• Se mira en la bodega si se cuenta con el material para iniciar de inmediato a realizarlo.
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• Si no tenemos existencia del material, debemos llamar al proveedor para adquirir el material, esto nos haría incurrir en mayores costos y mayor tiempo de producción.
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• Para pedidos pequeños se le indica al cliente que son entre 2 a 3 días para la entrega (esto nos permite realizar un trabajo bien elaborado de excelente calidad y oportuno).
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• Para trabajos con mayor elaboración se le indica al cliente que se entregara entre 4 a 5 días, dependiendo la estructura (esto nos permite realizar un trabajo bien elaborado de excelente calidad y oportuno).

ÁREAS DE CONTROL
ÁREA DE PRODUCCIÓN:

• Verificar que los procesos de producción se realicen correctamente.

ÁREA ADMINISTRATIVA:

• Estar al día con la documentación de los empleados.
• Tener organización de todos los documentos de la vidriería.
• Tener organizada la facturación y todos los documentos de compra de materia prima y venta de productos.

ÁREA DE VENTAS:

• Tener en sus respectivas carpetas y en orden cronológico los datos de los proveedores y los clientes.
• Tener al día la agenda de los clientes con sus respectivos datos.

DIRECCION

TOMA DE DECISIONES

1.                    Identificar la necesidad:

Poder posicionarnos en el mercado vidriero que es bastante competitivo.

2.                  Criterio para la toma de la decisión:

Nosotros prestamos unos servicios excelentes con productos de alta calidad y nuestro fuerte el servicio post venta.

3.                  Asignación de importancia de los criterios:

Conocer mejor nuestra competencia, para ello debemos hacer un estudio de mercado, mirando sus productos y sus precios.

4.                  Desarrollar alternativas para la vidriería:

Con el estudio del mercado, podemos implementar estrategias que hagan que nuestra vidriería sea mucho más reconocida por su nombre y la calidad de sus productos.

5.                  Implementación de alternativas:

 

Realizar una campaña información por el sector y por diferentes sectores de la ciudad, donde le informemos a nuestros futuros clientes nuestros productos, la calidad y las cualidades de los mismos, dándoles a conocer nuestra ubicación y el servicio a domicilio.

INTEGRACIÓN

·       Contratar a la persona que se identifique con nuestra misión y se adecue con el perfil del cargo.

·       Entregar al ayudante contratado la dotación y los implementos de seguridad necesaria, para realización de sus funciones.

·       Brindar una inducción completa e indicando los procesos de la vidriería y su desarrollo, para que se familiarice y su trabajo y el de los demás no se vea afectado.

MOTIVACIÓN

·       Se incentiva a los clientes externos con descuentos en algunos productos y se les brinda una excelente calidad.

·       Se celebra el cumpleaños de los empleados de la vidriería en la fecha correspondiente.

·       Cuando los pedidos son en gran escala, se les motiva a los empleados con un porcentaje del trabajo según el caso.

  

COMUNICACIÓN

·          Realizar actualización de nuevas técnicas vidrieras.

·         La administradora comunica verbalmente a los empleados sus avances o retrocesos en su labor.

·         La administradora es vista como la autoridad en la vidriería.

·         Implementación de sitios web como medios de promoción y comunicación a nuestros clientes.

·         Hacer una campaña puerta a puerta volantes publicitarios de nuestra vidriería.

COACHING

Contamos con un gerente que está en constante capacitación de nuevas tendencias mercantiles del sector vidriero, a su vez capacita a la administradora y esta replica a través de la capacitación para el personal que compone la vidriería.

LIDERAZGO

Nuestra vidriería cuenta con un gerente con un liderazgo de enfoque carismático.

Pues muestra su liderazgo con:

·         La confianza que le brinda a los empleados

·         Influye en sus vidas con respecto.

·         Colabora cuando le manifiestan algún problema.

·         Brinda afecto, pues mira al trabajador, a la persona y sus familias.

RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

AYUDANTE INSTALADOR Y CORTADOR 

RECLUTAMIENTO

·       Externo

·       Publicidad en el frente de la empresa y con aviso en vanguardia liberal

·       Referencias de conocidos del medio vidriero.

·       Que tenga mínimo noveno grado de bachillerato certificado.

SELECCIÓN

·       Se reciben las hojas de vida en forma minerva.

·       Las hojas de vida deben tener referencias laborales con su respectivo número telefónico.

·       Se analizan las hojas de vida y se seleccionan las dos mejores (mayor experiencia).

·       Nos comunicamos telefónicamente para entrevista con la administradora.

·       La secretaria administrativa verifica que las referencias sean reales y excelentes.

·       La administradora selecciona la persona que llena el perfil requerido.

CAPACITACIÓN

·       La capacitación tiene duración de 1 día.

·       El día en que firma el contrato se le muestra la vidriería a la persona seleccionada, indicándole la maquinaria, el personal y el trabajo que se realiza en la vidriería; e inicia inmediatamente labores.

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

·       Se realiza diariamente.

·       Se mira el rendimiento, el trabajo en equipo, la optimización del material y la buena utilización de los implementos de seguridad, de las máquinas y las herramientas.

ORGANIZACIÓN

RECURSO HUMANO



GERENTE

MANUEL ERNESTO BARÓN PEREIRA

ADMINISTRADORA Y MARQUETERA

AMPARO RUEDA VARGAS

SECRETARIA DE MERCADEO

DIANA MARCELA RODRIGUEZ RUEDA

SECRETARIA ADMINISTRATIVA

LUZ AMPARO RODRIGUEZ RUEDA


BRILLADOR, CORTADOR Y PULIDOR

HERMES RODRIGUEZ


AYUDANTE INSTALADOR Y CORTADOR

EXTERNO

MANUAL DE FUNCIONES

GERENTE GENERAL

PERFIL DEL CARGO

EDUCACIÓN	Título Universitario
FORMACIÓN	Dominio administrativo, conocimientos avanzados en el ámbito de todos los servicios y productos de la vidriería.
HABILIDADES	Calidad de trabajo, trabajo en equipo, confiabilidad, iniciativa, comunicación laboral, relaciones interpersonales.
EXPERIENCIA	Dos años de experiencia específica y tres años de experiencia relacionada.

FUNCIONES Y AUTORIDAD

El Gerente General de Vidrios y Aluminios Mundial actúa como representante legal de la empresa, fija las políticas administrativas y de calidad de la vidriería.

Es responsable por los resultados de las operaciones y el desempeño organizacional, junto con la administradora, planea, dirige y controla las actividades de la empresa. Ejerce autoridad funcional sobre el resto de cargos administrativos y operacionales de la vidriería.

Actúa como soporte de la organización a nivel general, es decir a nivel conceptual y de manejo de cada área funcional, así como con conocimientos del área técnica y de aplicación de nuestros productos y servicios.

Su objetivo principal es el de crear un valor agregado en base a los productos y servicios que ofrecemos, maximizando el valor de la empresa para los clientes.

Sus principales funciones:

·         Liderar el proceso de planeación estratégico de la vidriería, determinando los factores críticos de éxito, estableciendo los objetivos y metas específicas.

·         Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas.

·         A través de sus subordinados vuelve operativos a los objetivos, metas y estrategias desarrollando planes de acción a corto, mediano y largo plazo.

·         Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales, es decir optimizando los recursos disponibles.

·         Implementar una estructura administrativa que contenga los elementos necesarios para el desarrollo de los planes de acción.

ADMINISTRADORA

FUNCIONES Y AUTORIDAD

La Administradora tiene varias áreas de trabajo a su cargo, en primer lugar se ocupa de la optimización del proceso administrativo, el manejo de la bodega y el inventario, y todo el proceso de administración financiera de la vidriería.

Sus responsabilidades son:

·         Análisis de los aspectos financieros de todas las decisiones.

·         Análisis de la cantidad de inversión necesaria para alcanzar las ventas esperadas.

·         Ayudar a elaborar las decisiones específicas que se deban tomar y a elegir las fuentes y formas alternativas de fondos para financiar dichas inversiones. Las variables de decisión incluyen fondos internos vs. Externos y financiamiento a largo plazo vs. Corto plazo.

·         La forma de obtener los fondos y de proporcionar el financiamiento de los activos que requiere la vidriería para elaborar los productos cuyas ventas generarán ingresos. Esta área representa las decisiones de financiamiento o las decisiones de estructura del capital de la vidriería.

·         Análisis de las cuentas específicas e individuales con el objeto de obtener información valiosa de la posición financiera de la compañía.

·         Análisis de las cuentas individuales de ingresos y costos.

·         Control de costos con relación al valor producido, principalmente con el objeto de que la vidriería pueda asignar a sus productos un precio competitivo y rentable.

·         Análisis de los flujos de efectivo producidos en la operación del negocio.

·         Proyectar, obtener y utilizar fondos para financiar las operaciones de la vidriería y maximizar el valor de la misma.

·         La administradora vincula a la empresa con los mercados de dinero y capitales, ya que en ellos es en donde se obtienen los fondos y en donde se negocian los valores de la vidriería, siempre con autorización previa del Gerente General.

·         Es la encargada de la elaboración de presupuestos que muestren la situación económica y financiera de la vidriería, así como los resultados y beneficios a alcanzarse en los períodos siguientes con un alto grado de probabilidad y certeza.

·         Negociación con proveedores, para términos de compras, descuentos especiales, formas de pago y créditos. Encargada de los aspectos financieros de todas las compras que se realizan en la vidriería.

·         Negociación con clientes, en temas relacionas con crédito y pago de los servicios prestados.

·         Control completo de las bodegas, monitoreo y arqueos que aseguren que no existan faltantes.

·         Monitoreo y autorización de las compras necesarias para la bodega.

·         Manejo y supervisión de la contabilidad y responsabilidades tributarias.

·         Asegura también la existencia de información financiera y contable razonable y oportuna para el uso de la gerencia.

·         Encargado de todos los temas administrativos relacionados con recursos humanos, nómina, préstamos, descuentos, etc.

·         Administrar y autorizar préstamos para empleados.

·         Manejar la relación directa con Bancos (obtención y renovación de préstamos, transacciones, etc.)

SECRETARIA ADMINISTRATIVA

FUNCIONES Y AUTORIDADES

Este cargo implica las siguientes responsabilidades:

·         Atención a clientes.

·         Realizar los cobros de las ventas de contado.

·         Manejo de caja menor.

·         Manejo de suministros de oficina y cafetería.

·         Elaboración de memos y cartas

·         Asistencia directa a la Administradora.

·         Coordinación de las compras que solicita la Administradora.

·         Control de la correspondencia.

·         Cobros a clientes todos los viernes de acuerdo al listado entregado por la Administradora.

·         Mantener un control de los servicios básicos que hay que pagar. (se pasa un reporte mensual de los que hay que pagar).

·         Archivo de las facturas de respaldo para la reposición de la caja menor.

·         Brindar atención a los clientes que se comunican a la vidriería, transmitiendo la llamada a la persona requerida.

SECRETARIA DE MERCADEO

FUNCIONES Y AUTORIDADES

Este cargo implica las siguientes responsabilidades:

·         Recepción del cobro de las ventas de contado.

·         Entregar los pagos en efectivo a la Administradora diariamente, junto con las facturas y retenciones.

·         Elaboración de reporte diario de ventas donde se incluye la fecha, el número de factura, retención y el tipo de pago. Este reporte debe ser entregado a la Administradora.

·         Realizar la cotización de varios proveedores de acuerdo a la solicitud de gerencia.

·         Entregar las cotizaciones a los usuarios que lo soliciten.

·         Actividades cobranza.

·         La Administradora entregará todos los viernes una lista de los clientes que hay que solicitar la cobranza.

·         Comunicarse con el cliente y solicitar el cobro.

·         Coordinar con la Administradora el envío de un domiciliario para recoger el cobro.

·         Entregar al mediodía del viernes a la Administradora un informe de cobranzas.

·         Actividades atención a clientes.

·         Coordinación de actividades sociales de la vidriería.

·         Realizará cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato.

AYUDANTE BRILLADOR, CORTADOR Y PULIDOR

Función

• Realizar trabajos auxiliares en elaboración de los productos de la vidriería.
• Cortar, brillar y pulir vidrios
• Elaborar trabajos en vidrio